Die Funktionen des audatis® MANAGER

Datenschutzmanagement-Software und E-Learning von Experten: einfach online!

Mit diesen Funktionen macht Ihnen der "audatis MANAGER" Ihr Datenschutzmanagement effizienter und effektiver

Egal ob Sie als betrieblicher Datenschutzbeauftragter oder externer Datenschutzbeauftragter tätig sind bzw. als Verantwortlicher eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Behörde den Datenschutz im Blick haben müssen: die gesetzlichen Anforderungen des Datenschutzes sind komplex und bedürfen regelmäßiger Dokumentation, um diese zu erfüllen. Mit unserer webbasierten Datenschutz-Management-Lösung haben Sie alle Aktivitäten und Anforderungen im Griff und können gleichzeitig Aufgaben delegieren und automatisch dokumentieren.

Auftragsdatenverarbeitung

Um stets alle Auftragsdatenverarbeitungen (ADV) im Blick zu haben, können Sie eine Liste aller Auftraggeber und Auftragnehmer führen.
Hierbei kann zu jedem Eintrag ein Kunde oder Dienstleister mit seinen Kontaktdaten gespeichert und die entsprechenden Vertragsdokumente hinterlegt werden.

Sie können die initiale und regelmäßige Überprüfung gem. § 11 BDSG / Art. 28 DS-GVO i.V.m. Art. 30 Abs. 2 DS-GVO durchführen und gleichzeitig dokumentieren (lassen). Dabei können sowohl die vertraglichen Anforderungen, wie auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen geprüft und dokumentiert werden.

Weitere Funktionen:

Aufgaben zum Ausfüllen oder Ergänzen der ADV an fachverantwortlichen Benutzer delegierbar
Bearbeitungshistorie zur Erfüllung der Eingabekontrolle
Export aller Auftragsdatenverarbeitungen als CSV-Datei möglich
Workflowintegration für einfache und schnelle Abläufe bei ADV Prüfungen

Übersicht der Auftragsdatenverarbeitungen Basisdaten der Auftragsdatenverarbeitung Prüfung einer Auftragsdatenverarbeitung

Verfahrensverzeichnis / Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Die Führung des Verfahrensverzeichnisses ist für den Datenschutzbeauftragten oft eine undankbare und langwierige Aufgabe. Jetzt erstellen Sie interne und öffentliche Verfahrensverzeichnisse auf Knopfdruck oder binden die Ansprechpartner in den Fachabteilungen in die Bearbeitung mit ein.

Damit haben Sie schnell eine Übersicht aller Verfahren mit Bezug zu personenbezogenen Daten und sind jederzeit auskunftsfähig gegenüber Betroffenen und Aufsichtsbehörden. Außerdem ist das Verfahrensverzeichnis als Werkzeug für den Datenschutzbeauftragten unerlässlich, um z.B. im Fall von Datenpannen reaktiv oder bei der Planung von Sicherheitsmaßnahmen proaktiv tätig werden zu können.

Sie können weiterhin jedes angelegte Verfahren als Vorlage speichern und für neue Verfahren übernehmen und müssen dieses lediglich anpassen. Außerdem können Sie individuell anpasspare Textbausteine als Vorlage verwenden, um den Benutzern eine schnellere und auf Ihre Organisation abgestimmte Dateneingabe zu ermöglichen.

Ab Q1-2017 bieten wir Ihnen fertige Musterverfahrensverzeichnisse gem. Art. 30 DSG-VO verschiedener Branchen zum schnellen Einstieg optional an. Damit können Sie sofort starten, reduzieren Ihren Dokumentationsaufwand um mehrere Tage und müssen lediglich eine Anpassung an lokale Abweichungen vornehmen.

Weitere Funktionen:

Ausfüllen oder Ergänzen von Verfahren an fachverantwortlichen Benutzer delegierbar
Bearbeitungshistorie zur Erfüllung der Eingabekontrolle
Einsatz von individuellen Textbausteinen als Vorlage zur schnelleren Erfassung
Export aller Verfahren (jeweils einzeln oder alle als internes oder öffentliches Verzeichnis) im CSV- oder PDF-Format möglich
Gruppenvorlagen speichern und nutzen oder Verfahren mit anderen Organisationseinheiten verknüpfen. So können Sie z.B. in Unternehmensgruppen oder als externer DSB gleichartige Verfahren einmal anlegen und mehrfach verwenden.
Workflowintegration für einfachere und schnellere Abläufe

Übersicht des Verfahrensverzeichnis Basisdaten des Verfahrensverzeichnis Prüfung eines Verfahrens / Vorabkontrolle

Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen sind u.a. für das Verfahrensverzeichnis notwendig und auch für jede Auftragsdatenverarbeitung unerlässlich.

Sie können beliebig viele technische und organisatorische Maßnahmenbeschreibungen anlegen (z.B. für jeden Standort oder spezielle Verfahren) und verwalten.

Außerdem können Sie individuell anpasspare Textbausteine als Vorlage verwenden, um den Benutzern eine schnellere und auf Ihre Organisation abgestimmte Dateneingabe zu ermöglichen.

Weitere Funktionen:

Aufgabe zum Ausfüllen oder Ergänzen an fachverantwortlichen Benutzer delegierbar
Bearbeitungshistorie zur Erfüllung der Eingabekontrolle
Einsatz von individuellen Textbausteinen als Vorlage zur schnelleren Erfassung
Export aller Maßnahmen im CSV- oder PDF-Format möglich
Workflowintegration für einfachere und schnellere Abläufe

Übersicht des Verfahrensverzeichnis Basisdaten des Verfahrensverzeichnis

E-Learning

Nutzen Sie "neue Medien" auch für Ihre Mitarbeiterschulungen indem Sie diese als E-Learnings durchführen. Egal wo und wann es dem Beschäftigten gefällt, kann er die Datenschutzschulung abrufen, durcharbeiten und abschließen. Lediglich ein Internetzugang mit aktuellem Webbrowser sind nötig (egal ob PC, Mac, Smartphone oder Tablet).

Damit können Sie die alle Mitarbeiter "mit den Anforderungen des Datenschutzes Vertraut", unabhängig von deren Urlaub, Geschäftsreise oder Krankheit. Auch für den Einsatz in Organisationen mit mehreren Standorten oder Schichtdiensten bietet sich das E-Learning an.

Die Teilnahme wird automatisch dokumentiert und jeder Teilnehmer erhält nach einem optionalen Test ein PDF-Teilnahmezertifikat. Es stehen Lerninhalte zur Datenschutz-Mitarbeiterschulung für diverse Themen (z.B. Basisschulung, Arztpraxis, Krankenhaus, Steuerkanzlei, Personalabteilung, IT-Abteilung) zur Auswahl, können jedoch auch individuell angepasst werden.

Bei der Durchführung der Schulungen steht natürlich auch der Datenschutz der Beschäftigten im Vordergrung. Daher werden für den Verantwortlichen lediglich angezeigt, ob ein Benutzer die Schulung inkl. Test abgeschlossen hat. Wann, wie oft und mit welchem Ergebnis er dies erledigt hat wird NICHT protokolliert und ist somit auch betriebsratsfreunlich gestaltet.

Weitere Funktionen:

Export der Übersicht aller Mitarbeiter E-Learnings als CSV-Datei möglich
Vorgefertigte oder eigene E-Learnings einsetzen

Übersicht der Lerneinheiten im E-Learning Beispiel einer E-Learning Lerneinheit Lerntest mit Multiple-Choice

Aufgabenverwaltung

Um die Arbeiten im Datenschutz auf mehreren Schultern zu verteilen und dabei nichts zu vergessen, können Aufgaben erstellt und Benutzern zugewiesen werden.
Jeder Benutzer hat seine eigene Aufgabenliste mit erhaltenen und delegierten Aufgaben und dem jeweiligen Status zur schnellen Übersicht und Abarbeitung.

Der Datenschutzbeauftragte kann alle Aufgaben im System überblicken und so die Abarbeitung stets überwachen.

Weitere Funktionen:

Aufgaben an andere Benutzer delegieren
Erinnerung per E-Mail an Benutzer bis Aufgabe bearbeitet wurde möglich
Workflowintegration für einfache und schnelle Abläufe im Datenschutz

Dokumentationsverwaltung

Vielen Datenschutzbeauftragten fehlt der aktuelle Überblick über den Stand von Verpflichtungen auf das Datengeheimnis oder anderen wichtigen Fragestellungen.

Mit der Dokumentationsverwaltung können Sie beliebige Listen anlegen und dort entsprechende Beschäftigte zuordnen, welche z.B. an einer Schulung teilnehmen sollen, eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis unterschreiben sollen oder an die bestimmte Schlüssel ausgegeben wurden etc.
Sofern die Aktivität erledigt wurde können Sie oder z.B. die Personalabteilung dies an zentraler Stelle dokumentieren und nachhalten. Damit haben Sie stets den Überblick von SOLL und IST Stand.

Weitere Funktionen:

Import von Beschäftigtendaten aus CSV-Dateien möglich
Export aller Dokumentationslisten als CSV-Datei möglich
Workflowintegration für einfachere und schnellere Abläufe

Maßnahmenplan

Häufig werden im Rahmen von Audits oder Bestandsaufnahmen Maßnahmen vorgeschlagen bzw. vorgegeben, welche Sie mit unserer Maßnahmenübersicht stets im Blick haben.

Hier können Maßnahmen mit Status und Beschreibung sowie Verantwortlichem und Zieldatum versehen werden. Die Bearbeitung kann direkt im Maßnahmenplan dokumentiert werden und ist somit für alle Beteiligte stets abrufbar.

Weitere Funktionen:

Erinnerungsfunktion für Bearbeitung von Maßnahmen
Export aller Maßnahmen als CSV-Datei möglich
Sortierfunktion in der Maßnahmenübersicht

Assistent bei Datenpannen

Mit diesem Assistenten können alle Benutzer vermeintliche Datenpannen im ersten Schritt auf deren gesetzliche Meldepflicht gem. § 42a BDSG hin automatisiert überprüfen lassen und im zweiten Schritt eine interne Meldung an den Datenschutzbeauftragten und die verantwortliche Stelle absetzen.

Die reine Überprüfung, ob Vorfälle meldepflichtig sind, werden nicht gespeichert - bleiben also anonym. Erst bei einer Meldung, werden diese gespeichert und Datenschutzbeauftragter sowie verantwortliche Stelle informiert, um eine unverzügliche Meldung im Bedarfsfall zu ermöglichen. Alle für eine Meldung an die Aufsichtsbehörde gem. § 42a BDSG notwendigen Daten werden abgefragt.

Weitere Funktionen:

Workflowintegration für einfache und schnelle Prüfung und Meldung von Datenpannen

Mandantenverwaltung

In der "Group" Version steht Ihnen eine Mandantenverwaltung zur Verfügung. Damit können Sie mehrere Rechtseinheiten anlegen und somit das Datenschutzmanagement für mehrere Einheiten / Firmen / Mandanten durchführen.
Benutzer können Mandantenübergreifend arbeiten, was z.B. für externe Datenschutzbeauftragte eine große Arbeitserleichterung ist, wenn mehrere Mandanten betreut werden. Aber auch bei Unternehmensgruppen (z.B. als Konzerndatenschutzbeauftragter) können Sie mit einem Login zwischen den Ihnen zugewiesenen Mandanten einfach hin und her wechseln.

Sie erhalten auch eine Mandantenübergreifende Maßnahmenübersicht, damit Sie Ihre Abarbeitung nach Priorität, Status oder Verantwortlichkeiten sortieren und planen können.

Weitere Funktionen:

Beliebig viele Mandanten hinzubuchbar
Externe DSB können Ihre Abrechnungsdaten und km-Pauschalen direkt hinterlegen

Automatisierte Erstellung von Berichten

Legen Sie sich Berichtsvorlagen an (z.B. für Ihren Tätigkeitsbericht) und erstellen Sie daraus automatisiert aktuelle Berichte für einen definierten Zeitraum. So können Textbausteine, Variablen aus der Mandantenverwaltung, Maßnahmenpläne und Aktivitäten oder auch aktuelle Übersichten zu Auftragsdatenverarbeitungen, Verfahren oder durchgeführen E-Learnings automatisch eingefügt werden. Der fertige Bericht steht Ihnen dann als Word-Dokument zur Nachbereitung zur Verfügung. Somit sparen Sie sich gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Berichten viel Arbeit.

Weitere Funktionen:

Automatisches Inhaltsverzeichnis
Vorlagenfunktion für andere Mandanten z.B. als externer DSB

Aktivitätenverwaltung

Zur Dokumentation Ihrer Aktivitäten als Datenschutzbeauftragter können Sie alle durchgeführten Tätigkeiten mit Datum, Zeit und diversen Metadaten erfassen. Daraus lassen sich zum einen Ihre Aktivitäten für den regelmäßigen Tätigkeitsbericht automatisiert weiterverarbeiten oder Sie nutzen als externer DSB die Funktion zur Übertragung der Daten in Ihre Abrechnungssoftware (inkl. abrechenbaren Zeiten, Kilometerabrechnung, Pauschalenabrechnung, weiteren Reisekosten).

Weitere Funktionen:

Abrechnung von Beratungsleistungen und Reisekosten
Export in Rechnungssoftware oder Export nach Excel
Zeiterfassung für externe DSB

Mehrsprachigkeit

In vielen Fällen wird Ihnen die Dokumentation und Bedienung in deutscher Sprache ausreichen. Wir ermöglichen jedoch allen Benutzern die individuelle Auswahl seiner präferierten Sprache aus den verfügbaren Sprachversionen zur Benutzung der Software und stellen dabei zusätzlich die Hilfetexte und Gesetzestexte in der jeweiligen Sprache zur Verfügung. Die Dokumentation von Inhalten kann in beliebigen Sprachen erfolgen.

Aktuell werden als Standardsprachen Deutsch und Englisch unterstützt. Französisch und Spanisch sind bis Anfang 2018 geplant. Optional kann jedoch jede weitere Sprache hinzugebucht werden.

Aktuelle Sprachen:

Deutsch
Englisch
andere Sprachen auf Anfrage

Dateiablage

Um stets alle Dateien im Zugriff zu haben, können Sie in einer einfachen, editierbaren Ordnerstruktur Dokumente ablegen und abrufen. Damit lassen sich über die verschlüsselte Internetverbindung (SSL/TLS Verschlüsselung als https://) ein einfacher und sicherer Datenaustausch (ganz ohne E-Mail-Verschlüsselung) zwischen den Benutzern des audatis MANAGERS etablieren.

Weitere Funktionen:

Sicherer Datenaustausch per SSL/TLS Verschlüsselung

Sicheres Nachrichtensystem

Statt über unsichere E-Mails zu kommunizieren können Sie als registrierter Benutzer das sichere Nachrichtensystem für kurze Nachrichten nutzen. Gerade als Datenschutzbeauftragter kann das bei Anfragen, Beschwerden oder Auskünften sinnvoll sein, da hiermit die Vertraulichkeit auch gegenüber der eigenen IT-Abteilung gewährleistet werden kann.

Weitere Funktionen:

Verschlüsselter Nachrichtenaustausch

Aktuelle Gesetzestexte

Wir stellen Ihnen stets die aktuellen Gesetzestexte zum Datenschutz zur Verfügung (aktuell: BDSG, DS-GVO, TMG, TKG). So können Sie direkt in der Anwendung die referenzierten Rechtsgrundlagen einsehen.

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Ausgezeichneter Datenschutz

Wir wurden beim Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand mit dem "BEST OF 2015" im Bereich IT-Security ausgezeichnet.